南信州お散歩日和

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「ICTの活用によるしごと改革」第3弾 書類のペーパーレス化研修会を実施しました

こんにちは。環境課です。

総務管理課から、9月には「ペーパーレス会議システム」の、11月には「テレワーク」の体験会を通じたしごと改革の紹介がありました。

引き続いて、12月の中旬には、飯田合同庁舎職員向けに書類のペーパーレス化の研修会を実施しました。

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県の事務処理の多くは、文書を紙に印刷し、回覧や決裁等のやり取りをし、一定期間書庫等に保存しています。

こうした中、県では環境配慮や仕事の効率化の一環としてペーパーレス化に取り組んでおり、以前から紙を使わず、電子データで文書管理や文書の回覧をする「電子回議システム」は用意されていますが、これまであまり使われていませんでした。

そこで今回、電子回議システムの活用に適した事案、適さない事案を座学研修したうえで、実際に職場を巡回し、職員のデスクのパソコンを使って、電子回議システムの利用法を学ぶ研修会を実施しました。

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講師とともに各事務室を回った私の印象では、比較的若い職員に好評でした。
一方で、所属によっては、電子化しにくい仕事が多いなどの事情があるなどして、電子化への温度差も感じられたところです。

紙で提出された許認可申請などは紙で管理したほうが効率的であるなど、全ての事案で電子回議システムを活用することはできません。
しかし、内部の事案の回覧など、活用できる部分では積極的に活用して紙の使用量を減らすことで、環境面ではCO2やごみの削減に、財政面ではコピー費用の削減につなげていくことが大事だと感じています。

電子回議システムでのペーパーレス化にあたっては、文書を閲覧するすべての職員が、システムの使い方を知ることが重要です。
研修会を受けた職員から、管理監督職員まで含めた他の職員にも電子化への意識を持っていただくよう働きかけ、組織全体で文書の適正管理や働き方改革につなげていきたいと思います。

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